A molti risulta che l’organizzazione di gite, visite e viaggi d’istruzione sia un’attività complessa e spesso molto impegnativa per le scuole. La percezione di difficoltà è diffusa e ben fondata, poiché richiede di gestire contemporaneamente numerosi aspetti.
Le problematiche principali si possono riassumere in alcune aree chiave:
1. Aspetti burocratici e logistici
Questo è probabilmente il punto più critico. Gli insegnanti e il personale scolastico devono affrontare una mole di lavoro che va ben oltre la semplice pianificazione di un viaggio.
- Permessi e approvazioni: Ogni viaggio deve essere approvato dal Consiglio di Classe, dal Collegio dei Docenti e, infine, dal Consiglio d’Istituto. Il processo richiede la compilazione di moduli specifici, la presentazione di preventivi dettagliati e l’assicurazione che tutte le normative siano rispettate.
- Gestione dei fornitori: Si devono contattare e negoziare con agenzie di viaggio, compagnie di trasporto, strutture ricettive e guide turistiche. Per garantire la sicurezza e la qualità, le scuole devono spesso raccogliere più preventivi e firmare contratti.
- Bilancio e pagamenti: Il budget deve essere definito con precisione. Si devono raccogliere le quote individuali da decine, se non centinaia, di studenti, gestendo eventuali ritardi nei pagamenti e la rendicontazione finale.
2. Responsabilità e sicurezza
La sicurezza degli studenti è la priorità assoluta, e la responsabilità legale che ricade sui docenti accompagnatori è elevata.
- Vigilanza costante: I docenti devono garantire una sorveglianza continua degli studenti, in particolare durante gli spostamenti e in luoghi affollati. Devono essere preparati a gestire comportamenti inappropriati, emergenze sanitarie o infortuni.
- Situazioni di emergenza: Occorre prevedere procedure chiare per la gestione di imprevisti, come la perdita di un documento, un malore o un incidente, e avere un piano di contatto con le famiglie.
- Questioni legali: Le scuole e gli insegnanti sono legalmente responsabili del benessere degli studenti. Qualsiasi incidente, anche di lieve entità, può portare a conseguenze legali.
3. Coordinamento e comunicazione
Un viaggio d’istruzione coinvolge molte persone e un’enorme quantità di informazioni da gestire.
- Rapporti con i genitori: Le famiglie devono essere costantemente informate sull’itinerario, le regole di comportamento e i costi. Richiedere la firma di tutti i moduli di consenso e raccogliere informazioni su allergie o esigenze speciali è un compito non banale.
- Coordinamento tra docenti: Ci si deve coordinare con gli altri insegnanti accompagnatori per la suddivisione dei compiti e la vigilanza, oltre a definire gli obiettivi educativi del viaggio.
4. Il MePa
Il MePA, il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, è uno strumento complesso e la sua efficacia dipende molto dall’esperienza di chi lo usa e dal tipo di acquisto che si deve effettuare. Per questo, la percezione che sia un aiuto o un ostacolo è spesso soggettiva.
In generale, il MePA è uno strumento che, pur avendo numerosi vantaggi, presenta anche delle criticità.
I Vantaggi: Quando il MePA aiuta
Il MePA è stato creato per digitalizzare e semplificare il processo di acquisto di beni e servizi da parte delle amministrazioni pubbliche, e in questo senso offre dei benefici concreti:
- Semplificazione e velocità: Consente di automatizzare molti passaggi che in passato richiedevano procedure lunghe e complesse, riducendo i tempi di acquisto.
- Trasparenza: Tutti i passaggi sono tracciati e visibili, il che riduce drasticamente i rischi di corruzione e favoritismi.
- Accesso per le PMI: Essendo una piattaforma digitale, permette anche alle piccole e medie imprese di competere per commesse pubbliche, senza dover affrontare la complessa burocrazia dei bandi tradizionali.
- Competizione e risparmio: La piattaforma mette in concorrenza numerosi fornitori, spingendo verso prezzi più vantaggiosi per l’ente pubblico.
Gli Svantaggi: Quando il MePA ostacola
Nonostante i vantaggi, l’utilizzo del MePA può presentare delle difficoltà:
- Burocrazia digitale: Sebbene elimini la carta, la piattaforma introduce una sua “burocrazia digitale” con passaggi, codici e procedure che possono risultare rigide e complesse, soprattutto per chi non è esperto.
- Limiti tecnici: Il sistema può avere problemi di lentezza o malfunzionamenti che ostacolano il processo di acquisto, rendendo l’esperienza frustrante.
- Flessibilità limitata: Per poter operare sul MePA, le aziende devono iscriversi a categorie di prodotto molto specifiche. Questo può rendere difficile o impossibile l’acquisto di beni e servizi non standard o che non rientrano nelle categorie predefinite.
- Competizione al ribasso: Per i fornitori, l’alta competizione può portare a dover lavorare con margini di guadagno molto bassi, rendendo le commesse poco convenienti.
In sintesi, l’organizzazione di una gita è molto più che una semplice prenotazione: è un’operazione complessa che richiede tempo, pazienza, precisione e una grande assunzione di responsabilità.
